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Beschlussvorschlag:
Die Stadtvertretung beschließt den 4. Nachtragshaushaltsplan der Hansestadt Anklam für das Haushaltsjahr 2009 mit den entsprechenden Änderungen des Stellenplanes und die sich daraus ergebende 4. Nachtragshaushaltssatzung.
Die insofern unveränderte Satzung sieht vor:
1.1 |
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| € |
Veränderung der Einnahmen und Ausgaben | um | 0 | auf | 16.137.600 |
1.2 |
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Veränderung der Einnahmen und Ausgaben | um | 0 | auf | 6.663.800 |
2. |
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Veränderung | um | 0 | auf | 682.400 |
davon für Umschuldung | um | 0 | auf | 682.400 |
3. | um | 0 | auf | 776.000 |
4. |
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an den VerwHH | um | 0 | auf | 0 |
5. | um | 0 | auf | 1.613.700 |
6. |
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| 167.000 |
Die Stadtvertretung verbindet mit diesem Beschluss die Erwartung, dass der Personalbestand ohne nennenswerten Kostenaufwand mittelfristig sozialverträglich reduziert und verjüngt wird und die Verwaltung die Leistungen für die Anklamer Bürger ab dem 1.1.2010 in einer effizienten und arbeitsfähigen Struktur erbringt.
Sachdarstellung:
Die personelle Aufstellung der Anklamer Stadtverwaltung bedarf neuer Impulse, wenn sie den Anforderungen der nächsten Jahre gerecht werden will. In 2007 spontan getroffene Entscheidungen hatten nicht in jedem Fall eine Steigerung des Leistungspotentials bzw. die erhoffte Freisetzung von Synergieeffekten zur Folge. Hier muss nachgesteuert werden. Grundlegend umgedacht werden muss bei der Umsetzung des in 2008 beschlossenen Stellenplanes. Die bisher angedachte Ausschreibung einer Vielzahl von Stellen bietet aus arbeitsrechtlichen Gründen keine Chance einer zeitnahen praktischen Umsetzung.
Mit dem nunmehr vorliegenden Stellenplan sollen die in 2007 entwickelten Vorstellungen zur Verwaltungsmodernisierung konkretisiert, ergänzt und vor allem umsetzungsfähig gestaltet werden. Der vorliegende Stellenplan mit seinen Änderungen bietet die Gewähr, dass
Die Einbeziehung von Altersteilzeitregelungen in die aktuellen Überlegungen ist zeitlichen Zwängen unterworfen. Die Nutzung des tariflichen Aufstockungsbetrages (13 %), ohne den eine Altersteilzeitregelung unattraktiv wird, ist nur noch dann möglich, wenn die dazu notwendigen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bis zum 30.11.2009 unterzeichnet sind.
Eine Befassung der Stadtvertretung mit dem Stellenplan im Rahmen der Haushaltsdiskussion 2010 im Dezember ist unter diesen Umständen zu spät. Andererseits ergab sich auf Grund der aus den Wahlen resultierenden außergewöhnlichen kommunalpolitischen Situation in 2009 und der damit zusammenhängenden Belastung der Stadtvertretung und Stadtverwaltung keine Möglichkeit einer früheren Befassung.
Der heute vorliegende Vorschlag eines novellierten Stellenplanes bietet letztmalig die Chance, einer in sich schlüssigen Personalentwicklung den Weg zu ebnen. Wird diese Chance vertan, bürdet man dem in 2010 zu wählenden Bürgermeister mit der zwingend notwendigen Bewältigung personalstruktureller Probleme eine Last auf, die auf Kosten der Lösung anderer wichtiger Herausforderungen in der Stadt geht.
Zwischen 2003 und 2006 haben der Bürgermeister und die Amtsleiter im Rahmen der Arbeitsgruppe PEKHA und mehrerer Klausurberatungen ohne greifbares Ergebnis nach Möglichkeiten einer Optimierung der Personalstruktur der Kernverwaltung der Hansestadt Anklam gesucht. Während weitgehende Einigkeit darin bestand, die 4-Ämter –Struktur durch eine 3-Ämter- Struktur zu ersetzen, gab es unterschiedliche Ansichten hinsichtlich des erforderlichen Personalbestandes und seiner strukturellen Verteilung.
Am 1. 4. 2007 hat Herr Galander ohne Einbeziehung des Personalrates und der Stadtvertretung sowie ohne Einvernehmen mit den Amtsleitern die innere Organisation der Verwaltung durch Festlegung einer nach 3-Fachbereichen gegliederten Verwaltung neu geregelt. Diese Festsetzung wurde als sogenannte „1. Stufe der Verwaltungsstrukturreform“ bezeichnet.
In einer „2. Stufe der Verwaltungsstrukturreform“ sollten Fragen des Personalbedarfes insgesamt, seine Bemessung auf die einzelnen Fachbereiche sowie die Geschäftsverteilung geklärt werden. Im Ergebnis mehrerer Beratungen des Bürgermeisters und der Fachbereichsleiter im 3. Quartal 2007 wurde im September 2007 eine einvernehmliche Lösung gefunden. Die Beteiligten waren sich damals einig, zu einem späteren Zeitpunkt notwendige und angemessene weitere Schritte einer Personalreduzierung zu diskutieren. Mit dem nunmehr vorliegenden Vorschlag findet diese Diskussion ihren Abschluss.
Ende 2007 wurde es für zweckmäßig erachtet und durch die Stadtvertretung mit getragen, die Vergütung von ca. 50 Stellen durch ein externes Büro bewerten zu lassen. Grundlage dafür waren auf die neue Struktur zugeschnittene Stellenbeschreibungen. In Bezug auf die im Zuge der Strukturreform neu gebildeten bzw. in ihrem Inhalt stark veränderten Stellen konnten dies natürlich nur fiktive Annahmen sein, da jegliche Erfahrungswerte fehlten. Der Zeitdruck, unter dem die Stellenbewertung Ende 2007 stand und die damit verbundene fehlende Möglichkeit qualifizierter Abstimmungen zwischen den Fachbereichen erhöhte ebenfalls das Risiko späterer Korrekturen bei den Stellenbeschreibungen bzw. der Geschäftsverteilung zwischen den Fachbereichen.
Zeitgleich wurde Ende 2007 zwischen der Dienststelle und dem Personalrat das Prozedere und der Umfang möglicher Stellenausschreibungen besprochen.
Dem Ergebnis der Strukturreform wurde durch die Stadtvertretung mit dem Beschluss des Stellenplanes zum Haushaltsplan 2008 auf der STV am 24.1.2008 offizielle Verbindlichkeit verliehen.
Im Mai 2008 erfolgte die interne Ausschreibung und im Juni 2008 die Beschlussfassung des Hauptausschusses zur Stelle des Leiters des Fachbereiches 1. Die gegen diese Entscheidung eingelegte Klage erledigte sich vergleichsweise dergestalt, dass die Ausschreibung wiederholt werden musste. Gegen die im Ergebnis einer erneuten Ausschreibung dieser Stelle durch den Hauptausschuss im Januar 2009 getroffene Entscheidung wurde wiederum geklagt. Diese Klage ist immer noch anhängig. Die Stelle des Leiters des Fachbereiches 1 konnte nur unter einer Vorbehaltsklausel besetzt werden. Dies ist einer der Gründe, warum bisher von weiteren Ausschreibungen abgesehen wurde.
Zwei Jahre Praxiserfahrung lassen sich dahingehend zusammenfassen, dass die Umsetzung des derzeit gültigen Stellenplanes ohne weitergehende Korrekturen weder zweckmäßig noch möglich ist. Zur besseren Vergleichbarkeit liegt dieser Stellenplan in Organigramm-Form als Anlage 1 bei.
Die bereits eingeleiteten Veränderungen hinsichtlich einer Verschlankung der Verwaltungsstruktur müssen zu Ende gebracht und Disharmonien in der Geschäftsverteilung zwischen den Fachbereichen beseitigt werden. Unbeschadet der Nützlichkeit und der Seriosität der externen Stellenbewertung erfordert das auf Grund der Kurzfristigkeit dabei eingegangene Risiko bei den Stellenbeschreibungen diesbezügliche Korrekturen.
Im Folgenden wird auf vorgenannte Sachverhalte, die die Umsetzung des derzeit gültigen Stellenplanes in Frage stellen näher eingegangen.
3.1. Notwendiger Korrekturbedarf bei der Struktur
Es besteht Übereinstimmung zwischen der Verwaltungsleitung und dem Personalrat darin, dass zur Optimierung der Aufgabenerledigung Korrekturen bei der Struktur in folgenden Bereichen erfolgen sollten:
a) Weitere Straffung und Verschlankung der Verwaltung
Es erweist sich in Anbetracht des perspektivisch abnehmenden Personalbestandes und der nachteiligen Altersstruktur zunehmend als notwendig, schon auf der Ebene der Sachgebietsleiter Spielräume für eigenständige Entscheidungen bezüglich eines flexiblen Personaleinsatzes bei Krankheit, Urlaub und sonstigen Ausfällen bzw. zeitlich befristeten Mehrbelastungen vorzuhalten. Dies geht nicht in Sachgebieten, die gerade mal aus 2 bis 3 Mitarbeitern bestehen. Im Übrigen gilt es die Stellung der Sachgebietsleiter, die unter zunehmend schwierigeren Bedingungen ein hohes Maß eigenverantwortlicher Sacharbeit leisten zu stärken.
Es wird vorgeschlagen, im Rahmen der nach 3 Fachbereichen strukturierten Verwaltung jeden Fachbereich künftig mit nur noch 2 Sachgebieten zu besetzen. Dies hat weder finanzielle Auswirkungen noch wird damit das Image der bisherigen Sachgebietsleiter beschädigt, die nach außen hin weiter Kassenleiterin bzw. Leiterin des Einwohnermeldeamtes bleiben. Zu erwarten ist damit eine Einsparung an Verwaltungsaufwand.
b) Zuordnung des Bereiches „Kommunale Infrastruktur“ zum Fachbereich 1
Die Schnittmengen des Bereiches „Kommunale Infrastruktur“ mit dem Aufgabenspektrum des Fachbereiches 1 sind deutlich größer als mit dem des FB 3. Dies führte in der Vergangenheit nicht selten zu Kompetenzproblemen zwischen den betreffenden Fachbereichen, deren Lösung den Bürgermeister über Gebühr in Anspruch nimmt, ohne dass die ursächlichen Probleme beseitigt werden können.
c) Stärkung des Bereiches „Bürgerdienste“
Das im FB 3 angesiedelte Sachgebiet „Bürgerdienste“ wird mit dem Standesamt, dem Bürgerbüro, der Wohngeldberechnung, der finanziellen Kinderförderung und den verbliebenen sozialen Aufgaben nur zu einem Teil diesem Anspruch gerecht. Im Gegenzug zur erwähnten Verlagerung des Bereiches Kommunale Infrastruktur zum FB 1 sollte daher der gesamte Bereich „Jugend, Sport, Senioren, Bildung und Kultur“ Bestandteil des Sachgebietes „Bürgerdienste“ im FB 3 sein.
d) Verlagerung der Tourismusförderung
Ganz offensichtlich bilden Tourismusförderung und Wirtschaftsförderung einen nicht voneinander zu trennenden Aufgabenbereich und sollten damit auch strukturell enger verzahnt sein. Insofern erscheint die derzeit noch im Fachbereich 1 angesiedelte Stelle Tourismusförderung, angereichert mit Aufgaben der Wirtschaftsförderung – ebenso wie die Stelle Wirtschaftsförderung/Jurist als Stabsstelle dem Bürgermeister zugeordnet - besser aufgehoben.
e) Verzicht auf zentralen Sitzungsdienst
Mit der gemäß b) bis d) geänderten strukturellen Zuordnung erhält jeder Fachbereich auch mindestens einen Ausschuss in seiner Zuständigkeit. Insofern muss kritisch hinterfragt werden ob nunmehr noch ein zentraler Sitzungsdienst erforderlich ist. Dies wird in allen Fachbereichen verneint. Die Fachbereichskoordinatoren sind in einer Vielzahl von Fragen der zentrale Ansprechpartner, insbesondere für die Ausschussmitglieder. Sie haben ihre Qualifikation für eine zuverlässige Protokollierung und Vorbereitung von Ausschüssen seit Jahren unter Beweis gestellt. Eine zusätzliche Instanz einzurichten erscheint wenig zweckmäßig und dürfte nachhaltige Kompetenzprobleme mit sich bringen.
f) Erhaltung einer zentralen Poststelle
Die Erhaltung der Poststelle erscheint nicht nur aus arbeitstariflichen Kostengründen sinnvoll. Sie fungiert derzeit auch als zentrale Anlaufstelle für ankommende Telefonate bei Urlaub und Krankheit der Fachbereichskoordinatoren. Entscheidendes Argument für den Erhalt ist aber die ansonsten zeit- und kostenträchtige Zersplitterung der Bereitstellung der Eingangspost sowie der Versendung der Ausgangspost auf die Fachbereiche.
Eine zusammenfassende Übersicht der aus struktureller Sicht vorstehend als notwendig betrachteten Änderungen zeigt Anlage 2.
3.2. Notwendiger Korrekturbedarf bei den Stelleninhalten
Es stellt sich die Frage ob die der Stellenbewertung zu Grunde gelegten Stellenbeschreibungen heute noch den Anforderungen an ein optimales Leistungsangebot der Verwaltung gerecht werden. Zweifellos konnte in der Kürze der im 4. Quartal 2007 zur Verfügung stehenden Zeit nicht erwartet werden, bis ins letzte Detail in sich schlüssige und mit sämtlichen anderen Bereichen der Verwaltung verzahnte Leistungsbeschreibungen zu erarbeiten. Insofern war von vornherein ein gewisser Korrekturbedarf unvermeidlich. Darüber hinaus haben sich aber auch aus der Erfahrung der vergangenen 2 Jahre Verschiebungen in der Aufgabenerledigung zwischen bestimmten Stellen als zweckmäßig und notwendig erwiesen.
Die Anlage 3 gibt einen Überblick der Stellen, bei denen eine Änderung von Stelleninhalten sinnvoll erscheint. Die inhaltlichen Korrekturen der betreffenden Aufgabenbeschreibungen wurden innerhalb der Verwaltungsleitung abgestimmt und dokumentiert.
Die sich aus dem vorgelegten Paket ergebenen finanziellen Konsequenzen sind in der Anlage 4 erläutert. Sie sind mit zusätzlichen 9.000 EUR im Jahresdurchschnitt nahezu unbeachtlich. Dies würde sich insofern sogar noch positiver gestalten, wenn ohne Altersteilzeitregelung Mitarbeiter erst in die reguläre Rente und nicht in die Frührente gehen würden.
Allein finanzielle Aspekte vermögen nicht die Wirkungen zu verdeutlichen, die durch einen geringen Krankenstand und eine höhere Leistungsfähigkeit jüngerer neu eingestellter Mitarbeiter zu erwarten wären.
3.3. Notwendiger Korrekturbedarf aus arbeitsrechtlicher Sicht
Die Bewertung der Stellen der Standesbeamtinnen ist gemäß Schreiben des Kommunalen Arbeitgeberverbandes (KAV) vom 3.8.2009 von der Entgeltgruppe 8 auf die Entgeltgruppe 9 zu korrigieren und den Mitarbeiterinnen sind Möglichkeiten der Qualifizierung anzubieten. Ein Ermessen der Dienststelle besteht insofern nicht.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass die vorgenannten Maßnahmen neben den eigentlichen Effekten auch eine Reduzierung des Klagerisikos darstellen. Wie lähmend sich Arbeitsrechtsprozesse auf die Umsetzung Stellenplanes auswirken können zeigt allein die Besetzung der Stelle des Leiters des Fachbereiches 1.
Bisher weitgehend unterschätzt und deshalb zwingend in die Betrachtung aufzunehmen ist die Notwendigkeit einer kurz- bzw. mittelfristigen Verjüngung der Verwaltung angesichts ihrer demografischen Entwicklung (Anlagen 5a und b).
Die Hansestadt Anklam hat in fast 20 Jahren ca. 50 gut qualifizierte Verwaltungsfachangestellte ausgebildet, von denen lediglich 2 übernommen wurden.
Nicht nur die Überalterung der Verwaltung generell, wie sie in vielen Verwaltungen in den neuen Bundesländern anzutreffen ist erweist sich zunehmend als Problem. Anklam hat darüber hinaus die spezifische Situation, dass in den nächsten 6 Jahren kein Mitarbeiter ganz normal altersbedingt aus dem Arbeitsprozess ausscheidet. Vordergründig erscheint dieses Problem unlösbar, da man sich in einer paradoxen Situation befindet:
Eine Möglichkeit dieser Situation zu begegnen ist der Abschluss von Altersteilzeitverträgen. Zu dem Zeitpunkt, wo die betreffenden Mitarbeiter in die Ruhephase der Altersteilzeit eintreten – spätestens nach 3 Jahren – besteht die Möglichkeit, jüngere Mitarbeiter einzustellen.
Bei allen bisher vom derzeitigen Mitarbeiterbestand in den vergangenen 2 Jahren gestellten Anträgen hat die Dienststelle diese ausnahmslos mit der Berufung auf finanzielle Überforderung abgelehnt.
Will man das Instrument der Altersteilzeit gezielt für Zwecke einer optimalen Personalbestandsentwicklung nutzen erfordert dies unter den spezifischen Anklamer Verhältnissen ungewöhnliche und einigermaßen mutige Entscheidungen. Diese müssen billigem Ermessen des Arbeitgebers entsprechen und dürfen nicht willkürlich getroffen werden.
Anlage 6 zeigt eine Übersicht der für eine Altersteilzeitregelung in Frage kommenden Mitarbeiter der Kernverwaltung und der nachgeordneten Bereiche sowie deren Interesse an einer solchen Vereinbarung. Darüber hinaus verdeutlicht die Übersicht die Rahmenbedingungen, unter denen sich die Verwaltungsleitung den Abschluss von Altersteilzeitverträgen vorstellen könnte, ohne das damit eine finanzielle bzw. arbeitsmäßige Überforderung zu befürchten wäre. Diese wären
Für den Fall, dass das Instrument der Altersteilzeit wie vorgeschlagen praktiziert werden soll hätten unter diesen Prämissen insgesamt 12 Mitarbeiter Anspruch auf Abschluss einer diesbezüglichen Vereinbarung. Davon zeigen 6 Mitarbeiter der Kernverwaltung und 2 Mitarbeiter der nachgeordneten Einrichtungen Interesse. Bei einem Mitarbeiter einer nachgeordneten Einrichtung wird darüber der Abschluss einer Altersteilzeitvereinbarung aus glaubhaft nachgewiesenen gesundheitlichen Gründen als zweckmäßig beurteilt.
Die Altersteilzeitverträge müssen bis spätestens 30.11.2009 in Kraft treten, weil danach rechtlich keine praktikable Möglichkeit des Abschlusses derartiger Verträge mehr gegeben ist und voraussichtlich auch in den kommenden Jahren nicht wieder geschaffen wird.
Nach Auffassung der Verwaltungsführung könnten unter den nachfolgenden Voraussetzungen bei Abschluss von Altersteilzeitvereinbarungen sowohl die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung gewährleistet als auch der damit verbundene finanzielle Aufwand in vertretbaren Grenzen gehalten werden.
Die sich ergebende Differenz zwischen Stellen mit Altersteilzeitvereinbarung und extern neu zu besetzenden Stellen sollen zumindest in der Kernverwaltung künftig wegfallende Stellen sein. Anlage 7 gibt einen entsprechenden Überblick. Die Struktur, nicht jedoch die Anzahl dieser Stellen mit kw-Vermerk kann sich im Verlaufe der nächsten 3 Jahre im Ergebnis verwaltungsorganisatorischer Überlegungen durchaus ändern.
Hinsichtlich der nachgeordneten Einrichtungen wird im Betriebshof eine Stelle künftig wegfallen.
Anlagen zur Sachdarstellung
Anlage 1 - 7
Anlage
Stellungnahme des Personalrats
Anlagen zum Beschluss
4. Nachtragshaushaltssatzung 2009 einschließlich Stellenplan
